B-Turnier Spielplan - Wie wird der eigentlich gemacht?

2007 hab ich darüber gebloggt, 2008 ein wenig getwittert wie ich den B-Turnier - Spielplan mache. Jetzt dachte ich, schreibe ich doch mal wie da so die Entstehung ist, worauf ich alles achte und was alles dazu gehört.



Vorarbeit

Die Vorarbeit für mich, damit ich überhaupt aktiv werden kann, ist dass die anderen Turnierleiter erstmal die ganzen angemeldeten Mannschaften in unsere Zahlreichen Gruppen einteilen und eventuell Untergruppen anlegen. Beispielsweise wenn sich 13 Mannschaften für Gruppe D anmelden, werden entweder D1 (6) und D2 (7) gemacht oder D1 (4), D2 (4) und D3 (5) angelegt. Je nachdem was besser passt und am sinnvollsten ist.
Wenn die Gruppeneinteilung abgeschlossen ist bekomme ich diese zusammen mit den Anmeldungen nach Hannover geschickt.


Vorbereitung

Spielanzahl

Bevor ich loslegen kann, berechne ich erstmal wieviele Spiele ich überhaupt einzuplanen habe. Unser Turnier ist eigentlich so aufgebaut, dass es in jeder Gruppe erstmal eine Vorrunde gibt. Hier spielt jeder einmal gegen jeden und je nach Gruppe kommen die ersten beiden weiter, die ersten drei, vier... je nachdem. Die weitergekommenen Mannschaften landen dann in Viertelfinals, Halbfinals - je nachdem wieviele Mannschaften es in den Gruppen gibt.

Schwierig wird es nun, wenn wir beispielsweise drei E-Gruppen haben mit jeweils vier Mannschaften. Kommen nur jeweils die ersten beiden Mannschaften weiter haben wir 6 qualifizierte Mannschaften - nicht genug für ein Viertelfinale (8 nötig), zuviele für ein Halbfinale (4 nötig). Lassen wir die ersten drei weiterkommen verschiebt sich das Problem: 9 qualifizierte Mannschaften bedeutet zuviele fürs Viertelfinale und zu wenig fürs Achtelfinale (16 benötigt).

Was also tun? Früher haben wir dann gerne eine Zwischenrunde eingebaut. Wenn die Gruppen E1-E3 fertig gewesen wären, wären die jeweils Dritten in einer Zwischenrunde gelandet, hätten dort nochmal alle gegeneinander gespielt und die ersten beiden dieser Zwischenrunde wären dann im Viertelfinale gelandet. Da wir aber mit zunehmender Teilnehmerzahl immer weniger Zeit haben, können wir uns nicht auf drei zusätzliche Spiele einlassen. Außerdem würde das bedeuten, dass auch die Viertelfinalspiele erst später beginnen könnten.

Daher entscheiden wir uns in der Regel lieber für die Variante: "1. Bester 3. Gruppe E" und "2. Bester 3. Gruppe E", bedeutet, dass ich mir eine Tabelle bastel in die ich nur die 3. der E-Gruppen schmeiße und dort vergleiche, wer hier auf den ersten beiden Plätzen steht, quasi eine theoretische Zwischenrunde ohne Spiele. Umständlich wird's dann, wenn eine Mannschaft mehr Spiele absolviert hat in ihrer Gruppe als die anderen, dann muss bei der Mannschaft wieder ein Spiel herausgerechnet werden um die Vergleichbarkeit zu wahren.

benötigte Zeit

Habe ich dann die Spielanzahl berechnet, rechne ich mir die benötigte Spielzeit aus. Dazu kommen dann Dinge wie Pausen, Ballverlosung, offizielle Eröffnung, das Eröffnungsspiel, das Sparkassenspiel der Minis, eventuelle Show-Auftritte einiger Mannschaften, sodass ich nach vielem Addieren heraus hab, wieviele Stunden und Minuten ich verplanen muss innerhalb der sieben Turniertage. Als letzter Schritt der Zeitplanung steht auf meinem Plan zu schauen auf was für Wochentage unser Turnier grade fällt. Sind es Werktage, Feiertage oder Wochenende? An einem Sonntag kann das Turnier um 11 Uhr beginnen und bis 22 Uhr gehen, an einem Werktag sollte es nicht vor 16 Uhr beginnen (hier können zu Beginn noch ein paar Jugendmannschaften spielen).

Weshalb sich die Tage immer verändern? Das liegt daran, auf welchen Tag Heilig Abend fällt. Unser Turnier findet traditionell am Wochenende vor Weihnachten statt (2009 wären das der 19.12. und 20.12.) und geht dann weiter vom 26.12. bis 30.12. In diesem Jahr wird der 27.12. ein Sonntag sein, die restlichen noch folgenden Turniertage aber alles Werktage. Ideal ist für uns Heilig Abend an einem Dienstag. Donnerstag der 26.12. wäre noch Feiertag, die wenigsten müssten also arbeiten, der 27.12. ist zwar Werktag, aber viele haben hier als Brückentag Urlaub oder müssen eh nur bis mittags arbeiten, 28.12. und 29.12. wären am Wochenende und der 30.12. wäre wieder Werktag, was allerdings nicht schlimm wäre, da wir am letzten Turniertag nur die Finalspiele machen und daher nicht so viele Spiele haben, wie an den restlichen Tagen.

All diese Vorbereitungen, so sehr das Internet und die Digitalisierung auch bei uns einzug gehalten haben, fertige ich ausschließlich handschriftlich auf einem Block an.

Wünsche

Unsere hummel Brookmerland-Meisterschaften (offizieller Name des B-Turniers) haben eine Besonderheit. Beim Anmelden der Mannschaft kann man angeben, zu welcher Uhrzeit die Mannschaft nicht spielen kann und sogar ganze Tage angeben, an denen die Mannschaft nicht spielen kann. Viele Studenten nutzen diese Möglichkeit gerne um das gesamte erste Wochenende sich freizuhalten, weil sie erst zu Weihnachten angereist kommen, andere können verständlicherweise Werktags nicht vor 19 Uhr spielen und so summieren sich die "Wünsche" nach und nach auf sodass ich 2008 satte 51 Mannschaften hatte, die ich nicht frei einteilen konnte (insgesamt haben 2008 88 Mannschaften mitgespielt).


Turniersoftware

Seit Jahren benutzen wir schon eine Turniersoftware, die uns während des Turniers automatisch die Tabellen in der Vorrunde berechnet und sowieso die Aktualisierung der Spielpläne um vieles erleichtert. Doch auch hier müssen natürlich diverse Dinge eingegeben und erledigt werden. Den Anfang mache ich hier mit dem Abtippen der gemeldeten Mannschaften, anschließend lege ich die Unterschiedlichen Turnierelemente an (Gruppen, Viertelfinals, Halbfinals, Finale) und ordne dann die Mannschaften den Gruppen zu. Die Turniersoftware benötigt auch noch ein paar B-Turnier - spezifische Einstellungen, beispielsweise dass bei uns in der Vorrunde es quasi immer nur ein Hinspiel zwischen zwei Mannschaften gibt, jede Mannschaft also nur einmal gegen jede andere aus ihrer Gruppe antritt.


Ansetzungen

Nun komme ich zu meiner eigentlichen Aufgabe: die Spiele planen. Nachdem ich in der Turniersoftware die Spielpaarungen festgelegt habe drucke ich mir eine Liste mit allen Spielen aus, die nun zeitlich angesetzt werden müssen. Wichtig hierbei ist für mich darauf zu achten, den Wünschen der Mannschaften nach zu kommen, was mir in den letzten Jahren immer besser gelungen ist.

Man mag zwar meinen, dass es unnötig ist jede Eventualität berücksichtigen zu wollen, allerdings ist es für den Turnierablauf nur von Nachteil, wenn später Spiele verlegt werden müssen, weil eine Mannschaft nicht kann. Ebenfalls wichtig ist hier auch zu bedenken, wenn eine Mannschaft in beispielsweise Gruppe L4 werktags erst ab 18 Uhr spielen kann auch das Halbfinale der Gruppe L erst nach 18 Uhr anzusetzen, selbst wenn man gar nicht weiß, ob diese eine Mannschaft überhaupt ins Halbfinale kommt - bisher hab ich es allerdings immer noch gut hinbekommen.

Neben diesen Besonderheiten der Planung unseres Turniers ist natürlich selbstverständlich darauf zu achten, dass ein Viertelfinale nicht stattfinden kann, bevor nicht die Vorrunde beendet ist und eine Mannschaft möglichst nicht mehr als zwei Spiele pro Tag hat und immer drei Spiele Pause zwischen ihren Spielen zum Ausruhen.

Meine Ansetzungen mache ich wieder erstmal mit Stift und Papier und streiche das angesetze Spiel auf meiner ausgedruckten Liste durch. Auf dem Block kann ich einfach besser nochmal Spiele hin- und herschieben und tauschen, in der Turniersoftware müsste ich dafür erst Ansichten wechseln und so weiter. Bin ich mit meinem Spielplan fertig übertrage ich den Zeitplan in die Software, schicke die Pläne an die anderen Turnierorganisatoren zur Kontrolle rum und bekomme in der Regel relativ fix das OK, sodass dann bald darauf die Spielpläne veröffentlicht werden.


Aufwand

Früher habe ich für die Spielpläne so ca. eine Woche gebraucht. Jeden Tag habe ich mir einen Turniertag vorgenommen und war dann nach einer Woche durch damit. Irgendwann wurden es dann 4-5 Tage, 2007 dann ein Wochenende und 2008 habe ich Samstagmittag angefangen mit den Vorbereitungen, gegen Abend mit dem Spielplan und war dann gegen 6 Uhr früh am Sonntag komplett fertig. Das war zugegebenermaßen eine ziemliche Mammutschicht, aber ich kann einfach besser an sowas in einer Tour mit einem klaren, absehbaren Ziel durcharbeiten als über mehrere Tage immerwieder erneut einzusteigen.

Mich hat diese Entwicklung eigentlich ein wenig verwundert. Selbstverständlich kommt mit der Erfahrung (ich mache die Spielpläne nun schon seit etwa fünf Jahren alleine) auch mehr Routine und Optimierung in den Arbeitsablauf, aber man muss bedenken: Im Jahr 2001 hatten wir noch nur 53 Mannschaften und grademal 155 Spiele, 2008 haben wir 88 Mannschaften und 208 Spiele gehabt und die zur Verfügung stehende Zeit war im Grunde immer die selbe, genauso wie sie auch 2009 sein wird: das erste Wochenende vor Weihnachten sowie 26.12. bis 30.12.

Ich hoffe dieser ausführliche Einblick in meine Planung der Spielpläne des B-Turniers waren interessant und haben vielleicht einigen einen kleinen Blick hinter die Kulissen der hummel Brookmerland-Meisterschaften gegeben und mal aufgezeigt wieviel Arbeit und Gedanken in so einen kleinen einzelnen Bereich des Turniers schon fließen (müssen).